PowerPoint è un software che fa parte della suite Office di Microsoft ed è talmente noto e diffuso, che il suo nome viene spesso usato per riferirsi a qualsiasi presentazione che faccia uso di slide. Dal professionista allo studente di scuola, tutti almeno una volta nella vita hanno avuto a che fare con questo programma, per un compito da consegnare a un docente o un report da presentare a dei clienti.
Le presentazioni in PowerPoint rappresentano uno strumento fondamentale per comunicare idee in modo chiaro e professionale, sia in ambito lavorativo che accademico. Grazie alle molteplici funzionalità offerte dal software, è possibile creare slide accattivanti, integrate con contenuti visivi e multimediali. Per chi necessita di soluzioni avanzate, esistono anche strumenti supplementari – vedi componenti aggiuntivi per PowerPoint come questo descritto su mauriziolacava.com, portale tra i più autorevoli in ambito presentation design – che consentono di personalizzare ulteriormente il lavoro e ottimizzare il processo creativo.
La sua capillare diffusione potrebbe far pensare che, ormai, questo software sia noto in tutte le sue funzionalità e modalità d’uso, ma non è così. Alcune funzionalità, anche molto utili come quella che andremo a spiegare, potrebbero non essere sfruttate a pieno. Poter esportare la presentazione in diversi formati di file consente di leggerlo su diversi dispositivi e sistemi operativi senza la necessità di convertirlo ulteriormente. Può essere esportata nei formati PDF, Mp4, MOV, JPG, oltre al .pptx che rappresenta lo standard per questo tipo di file.
Partiamo dal formato PDF, che lo rende leggibile dalla grande maggioranza dei dispositivi ed evita ulteriori modifiche al documento. Per esportarlo basta cliccare su “File” e poi “Esporta”, selezionando “Crea documento PDF/XPS” e, successivamente, “Crea PDF/XPS”, per poi scegliere la destinazione del file. Oltre alla presentazione intera è possibile convertire anche una sola slide, lasciando il resto del file nel formato originale; per farlo bisogna andare su “Opzioni” e selezionare, in “Intervallo”, la voce “Diapositiva corrente”, mentre per eseguire questa operazione su un maggior numero di slide bisogna andare su “Diapositive” e dare l’intervallo negli spazi “Da” “A”. Per facilitarne la condivisione, infine, basta andare su “Ottimizza per” e da lì selezionare la qualità, in base a come vogliamo procedere tra stampa e invio per mail.
I formati Mp4 e MOV sono i formati in cui normalmente troviamo i video e consentono di trasformare in video la presentazione. Un distinguo, però, va fatto: il formato MOV è riproducibile solo in applicazioni che supportano QuickTime, mentre Mp4 è molto più diffuso, quindi rende più semplice la visualizzazione per chi lo riceve. Come per il PDF, bisogna andare su “File”>”Esporta” e scegliere il formato del video. Bisogna poi selezionare la qualità del video: da questa scelta dipendono le dimensioni del file. Dopodiché cliccare su “Crea video”. Se si sono registrati intervalli o audio, è possibile usare anche quelli e integrarli nel filmato finale, rendendo la presentazione più dinamica. Infine, scegliere la destinazione del file e salvarlo.
Veniamo, dunque, al formato JPG, tipico delle immagini. Per salvare la presentazione in questo formato, basta andare su “File” e scegliere “Salva con nome”, da lì scegliere il nome che vogliamo dare al nostro documento e il formato JPG dall’apposito menù a tendina. Se intendiamo salvare la presentazione come immagine, sono disponibili anche i formati PNG e GIF. Qualora volessimo salvare in uno di questi formati solo una diapositiva, bisogna selezionarla nella parte sinistra dello schermo prima di eseguire la procedura qui descritta.
Poter salvare il file in diversi formati ne facilita la condivisione e lo rende leggibile anche a dispositivi che non supportano il formato standard .pptx. Ognuna di queste possibilità ha i suoi vantaggi: il PDF rende il file non modificabile, salvarlo come video consente di creare delle presentazioni dinamiche a cui possiamo aggiungere la nostra voce per illustrare i contenuti (questa è un’opzione che consente di avere molta versatilità). Infine, salvare il documento come immagine permette di renderlo più leggero e facilmente condivisibile, senza intaccarne la nitidezza.
Abbiamo visto tutte le possibilità che PowerPoint offre per i propri file, adesso non resta che sperimentarle e trovare quella più adatta all’esigenza specifica.
